أولا :- الحالات التي تخضع إلى إجراءات المناقصات.
التعاقد أو الالتزام أو الارتباط من أي نوع كان بقيمة عشرة آلاف دينار كويتي فأكثر أو ما يعادلها.
ثانيا :- إجراءات الطرح في المناقصة:
أ. مناقصة توريد المواد:-
1. على مدير الدائرة الراغبة في طرح مناقصة توريد مواد تقديم طلب إلى أمين سر لجنة المناقصات قبل خمسة وأربعين يوما على الأقل من التاريخ الذي تحدده الدائرة المعنية لطرح المناقصة وعل أمين سر اللجنة تزويد الدائرة الراغبة بنسخة من الآتي :-
- نموذج الشروط الخاصة
- نموذج المواصفات الفنية
- نموذج اعتماد الميزانية
2. على الدائرة المعنية ملء نماذج وثائق المناقصة وعرضها على الدائرة المالية قبل خمسة وثلاثون يوما من التاريخ المحدد لطرح المناقصة لمراجعة الشروط فيما يتعلق بالدفع والنواحي المالية الأخرى وتوفير الاعتماد المالي بناء على المبلغ المقدر للعقد وحجز المبلغ وتحديد البند والمجموعة وفقا لطبيعة المصروف في النموذج المرفق لاعتماد الميزانية ، وترسل الدائرة المالية في موعد لا يتعدى ثلاثة أيام من تاريخ استلامها جميع الوثائق بعد التأشير عليها إلى الشئون القانونية .
3. على الشئون القانونية مراجعة جميع الوثائق واعتمادها وعمل صيغة العقد المبدئية ومن ثم إرسالها إلى أمين سر لجنة المناقصات بعد أسبوع من تاريخ استلامها .
4. تقوم أمين سر اللجنة بعد استلامها لوثائق المناقصة من الدائرة المعنية والمالية والقانونية بعرضها على لجنة المناقصات لاتخاذ القرار الخاص بطرح المناقصة .
5. تقوم أمين سر اللجنة بإعداد وثائق المناقصة قبل نشر الإعلان لتسلم بمجرد طلبها إلى المناقصين يعد إيداعهم المقابل النقدي المطلوب لشرائها .
6. يتم الإعلان بالكيفية التي تراها اللجنة مناسبة ، كما تحدد المدة المناسبة لتقديم العطاءات اعتبارا من تاريخ الإعلان وذلك بالتنسيق مع الدائرة المختصة.
7. يودع المناقصون عطاءاتهم في الصندوق المخصص لذلك وفقا للتاريخ المحدد من قبل اللجنة .
8. تعرض العطاءات على لجنة المناقصات لاتخاذ القرار بشأنها.
ب. مناقصة الإنشاءات والديكور :
1. على مدير الدائرة الراغبة في طرح مناقصة إنشاءات أ ديكور تقديم طلب إلى أمين سر لجنة المناقصات قبل ستين يوما على الأقل من التاريخ الذي تحدده الدائرة المعنية لطرح المناقصة وتبين فيه المشروع المطلوب تنفيذه والمواصفات الفنية والشروط الخاصة إن أمكن ذلك. وعلى أمين سر اللجنة تزويد الدائرة المختصة بالديكور والإنشاءات نسخه من الوثائق التالية :-
- نموذج الشروط الخاصة
- نموذج المواصفات الفنية
- نموذج اعتماد الميزانية
2. على القسم المختص بالإنشاءات والديكور ملء نماذج وثائق المناقصة واستكمال ما يلزم وعل القسم المختص خلال فتره لا تتعدى ثلاثين يوما من تاريخ الاستلام إرسال وثائق المناقصة بعد استكمالها إلى الدائرة المالية
3. على الدائرة المالية مراجعة الشروط فيما يتعلق بالدفع والنواحي المالية الأخرى وتوفير الاعتماد المالي بناءاً على المبلغ المقدر للعقد وحجز المبلغ وتحديد البنود والمجموعة وفقا للنموذج المخصص لاعتماد الميزانية وترسل الدائرة المالية في موعد لا يتعدى ثلاثة أيام من تاريخ استلام جميع الوثائق إلى الشئون القانونية.
ت. على الشئون القانونية مراجعة جميع الوثائق واعتمادها وعمل صيغة العقد المبدئية ومن ثم إرسالها إلى أمين سر لجنة المناقصات بعد أسبوع من تاريخ استلامها .
ث. تقوم أمين سر اللجنة بعد استلامها لوثائق المناقصة من الدائرة المعنية والمالية والقانونية بعرضها على لجنة المناقصات لاتخاذ القرار الخاص بطرح المناقصة .
ج. تقوم أمين سر اللجنة بإعداد وثائق المناقصة قبل نشر الإعلان لتسلم بمجرد طلبها إلى المناقصين يعد إيداعهم المقابل النقدي المطلوب لشرائها .
ح. يتم الإعلان بالكيفية التي تراها اللجنة مناسبة ، كما تحدد المده المناسبة لتقديم العطاءات اعتبارا من تاريخ الإعلان وذلك بالتنسيق مع الدائرة المختصة.
خ. يودع المناقصون عطاءاتهم في الصندوق المخصص لذلك وفقا للتاريخ المحدد من قبل اللجنة .
د. تعرض العطاءات على لجنة المناقصات لاتخاذ القرار بشأنها.
ج. مناقصة تقديم خدمات :
يقصد بالخدمات أعمال الصيانة وتأجير المعدات والسيارات وما يماثلها
1. على مدير الدائرة الراغبة في طرح مناقصة تقديم خدمات تقديم طلب إلى أمين سر لجنة المناقصات قبل خمسة وأربعين يوما على الأقل من التاريخ الذي تحدده الدائرة المعنية لطرح المناقصة وعلي أمين سر اللجنة تزويد الدائرة الراغبة بنسخة من الآتي :-
- نموذج الشروط الخاصة
- نموذج المواصفات الفنية
- نموذج اعتماد الميزانية
2. على الدائرة المعنية ملء نماذج وثائق المناقصة وعرضها على الدائرة المالية قبل خمسة وثلاثون يوما من التاريخ المحدد لطرح المناقصة لمراجعة الشروط فيما يتعلق بالدفع والنواحي المالية الأخرى وتوفير الاعتماد المالي بناء على المبلغ المقدر للعقد وحجز المبلغ وتحديد البند والمجموعة وفقا لطبيعة المصروف في النموذج المرفق لاعتماد الميزانية ، وترسل الدائرة المالية في موعد لا يتعدى ثلاثة أيام من تاريخ استلامها جميع الوثائق بعد التأشير عليها إلى الشئون القانونية .
3. على الشئون القانونية مراجعة جميع الوثائق واعتمادها وعمل صيغة العقد المبدئية ومن ثم إرسالها إلى أمين سر لجنة المناقصات بعد أسبوع من تاريخ استلامها .
4. تقوم أمين سر اللجنة بعد استلامها لوثائق المناقصة من الدائرة المعنية والمالية والقانونية بعرضها على لجنة المناقصات لاتخاذ القرار الخاص بطرح المناقصة .
5. تقوم أمين سر اللجنة بإعداد وثائق المناقصة قبل نشر الإعلان لتسلم بمجرد طلبها إلى المناقصين يعد إيداعهم المقابل النقدي المطلوب لشرائها .
6. يتم الإعلان بالكيفية التي تراها اللجنة مناسبة ، كما تحدد المدة المناسبة لتقديم العطاءات اعتبارا من تاريخ الإعلان وذلك بالتنسيق مع الدائرة المختصة.
7. يودع المناقصون عطاءاتهم في الصندوق المخصص لذلك وفقا للتاريخ المحدد من قبل اللجنة .
8. تعرض العطاءات على لجنة المناقصات لاتخاذ القرار بشأنها.
ثالثاً إجراءات فتح مظاريف العطاءات :-
1. يفتح صندوق العطاءات واللجنة منعقدة مع استكمال نصابها القانوني .
2. عند فتح صندوق العطاءات تفض اللجنة جميع العطاءات وتدونها في جدول تعده لذلك ويتم التوقيع عليه من جميع أعضاء اللجنة ويتم تعليقه في لوحة إعلانات لجنة المناقصات .
3. للجنة المناقصات أن تقرر إحالة العطاءات إلى الدائرة المعنية للتحقق من استكمال شروط المناقصة والمواصفات الفنية ، أو أن تستعين اللجنة بجهة فنيه للاسترشاد برأيها ، ولا تكون توصيات الدائرة المعنية أو الجهات الاستشارية أو الفنية ملزمه للجنة في إصدار قراراتها.
رابعاً : إجراءات البت في المناقصة والتعاقد:-
1. توصى لجنة المناقصات بالترسية على المناقص الذي قدم اقل سعر إذا كان مطابقا لمتطلبات وثائق المناقصة ، ومع ذلك يجوز للجنة التوصية بترسيه المناقصة على مناقص تقدم بسعر أعلى ولها أن توصى بممارسة الأسعار بين العطاءات إذا كانت هناك أسباب تستدعى ذلك وترفع توصيتها إلى جهة الاختصاص لاعتمادها.
2. إذا رأت اللجنة أن العطاءات تفوق الميزانية المعتمدة ، فتطلب من رئيس مجلس الإدارة- العضو المنتدب الموافقة على المبلغ الاضافى قبل إخطار المناقص الفائز بالترسية .
3. بعد البت في المناقصة وترسيتها على مناقص معين والحصول على الموافقات اللازمة ، تتولى أمين السر إخطار المناقص الذي أرسيت عليه المناقصة بقبول عطائه وبرسو المناقصة عليه ، كما يتم استدعائه لاستكمال إجراءات توقيع العقد خلال المدة المحددة في الكتاب المرسل ، إذا لم يحضر خلال هذه المدة لتوقيع العقد اعتبر منسحباً ، وبعد التوقيع تقوم أمين سر اللجنة بتزويد الشئون القانونية بالنسخة الأصلية من العقد وإرسال إلى الدائرة المالية نسخه من العقد واصل خطاب الضمان ، وكذلك إرسال نسخة من العقد إلى كل من الدائرة المالية ودائرة التدقيق والدائرة المعنية .
خامساً : دور الدوائر المعنية بعد ترسيه المناقصة:-
1. تقوم الدائرة المعنية بمتابعه تنفيذ ما جاء في العقد مع المناقص الفائز.
2. في حالة تنفيذ مشروع معين تقوم الدائرة المعنية بتزويد الدائرة المالية بشهادات الدفع وفقا لمراحل تنفيذ المشروع لتقوم بدورها بالسداد ، مع مراعاة التأكد من توفر كفاله بنكيه سارية المفعول.
3. تقوم الدائرة المالية بتوفير الأموال اللازمة ، وتسديد الدفعات وفقا ً لشروط العقد أو شهادات الدفع ، مع مراعاة التأكد من استمرارية صلاحية الكفالات البنكية المقدمة من المناقص طيلة فترة تنفيذ العقد أو الصيانة.
4. يتم استلام التوريدات المنصوص عليها في عقد الشراء استلاما ابتدائياً بمحضر موقع من ممثل الدائرة المعنية وممثل من قسم المشتريات مع التحفظ إن كان هناك تأخير أو مخالفة المواصفات ، وتعد الدائرة المعنية بعد ذلك تقريراً بمدى مطابقة المواد للشروط والمواصفات الموضوعة أصلا وترفعه للشئون القانونية فإذا كانت المواصفات والشروط مطابقة اعتبر تاريخ الاستلام الابتدائي هو تاريخ الاستلام الرسمي وإذا لم تكن مطابقة يطبق في حق المناقص غرامات التأخير المنصوص عليها في العقد.
5. في حالة انتهاء المشروع بالكامل تصدر الدائرة المعنية كتاب للدائرة المالية لتسديد باقي مستحقات المقاول ، بعد حجز مبلغ الكفالة عن فتره الصيانة حسب ما جاء في العقد وعليه يتم استلام المشروع استلاماً نهائياً ويتم إشعار الدائرة المالية بذلك لكي تتم رسملة المشروع واتخاذ ما يلزم محاسبياً